OS1 Archiviazione documentale, installabile sia come modulo complementare sulle piattaforme ERP OS1 business e OS1 enterprise che in modalità stand alone, costituisce la soluzione integrata per l’archiviazione documentale e la conservazione legale sostitutiva, realizzata in collaborazione con Dataprint Grafik.
Il modulo Archiviazione documentale consente di archiviare nel data base diverse tipologie di documenti, rendendoli disponibili per la consultazione a video e per la ristampa senza essere costretti a ricercarne la copia nell'archivio cartaceo.
In particolare viene gestita l’archiviazione di fatture attive e passive, documenti di trasporto, libro giornale, libro inventari, libro cespiti, registro corrispettivi, giornale magazzino, registro carico e scarico, registri IVA, modulistica relativa ai pagamenti (F24, F23, bollettini c/c, ecc.), contratti, offerte a clienti, ordini a fornitori, conferme d’ordine a clienti, solleciti di pagamento, estratti conto, documenti elettronici (eMail, fax, pdf, doc, xls, ecc.), cartacei acquisiti da scanner, ecc.
La digitalizzazione ed indicizzazione dei documenti avviene con diverse modalità:
- automaticamente in fase di emissione dal gestionale OS1;
- tramite acquisizione da scanner, con indicizzazione contestuale alla registrazione degli stessi nel gestionale OS1, nel caso i documenti cartacei digitalizzati siano di rilievo amministrativo (DDT e fatture fornitori);
- l’indicizzazione dei documenti elettronici inviati e/o ricevuti è gestita da agevoli funzioni di catalogazione.
Il modulo Conservazione legale sostitutiva consente, ove lo si ritenga opportuno, la conservazione in formato elettronico dei documenti contabili e amministrativi con efficacia anche ai fini fiscali e legali mediante gestione di Firma digitale e Riferimento temporale, con conseguente possibilità di eliminare gli archivi cartacei (dematerializzazione documenti) e di gestire l'intero processo secondo quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 (e successive modificazioni) e dal D.M. 23 gennaio 2004 (e successive modificazioni). In alternativa il processo di conservazione sostitutiva può essere affidato in outsourcing attraverso l'integrazione al servizio LegalDoc (con delega ad Infocamere delle responsabilità della conservazione).
OS1 Archiviazione documentale non è solo riduzione degli spazi dedicati all'archivio e dei costi di gestione, ma rappresenta la miglior garanzia di riservatezza, sicurezza e inalterabilità dei vostri documenti anche ai sensi del D.lgs. 196/2003 (Codice Privacy).
